गोपनीयता नीति

1.1. डेटा प्रोसेसिंग का अर्थ डेटा का संग्रह, रिकॉर्डिंग, व्यवस्थित करना, भंडारण, बदलाव, खुलासा, देखना, निकालना, उपयोग, प्रसारण, परस्पर उपयोग, तीसरे पक्ष को हस्तांतरित करना या उस तक पहुँच प्रदान करना, आपस में जोड़ना, बंद करना, मिटाना या नष्ट करना, अथवा उपर्युक्त में से कई कार्रवाइयाँ है, चाहे उन्हें किसी भी तरीके से या किसी भी साधन का उपयोग करके किया जाए।

1.2. विदेशी मुद्रा (FX) ब्रोकरेज फ़र्म को डेटा प्रोसेसिंग में इस्तेमाल किए जाने वाले साधनों की सूची और उनका दस्तावेज़ीकरण तैयार करना होगा और डेटा प्रोसेसिंग का रिकॉर्ड रखना होगा। डेटा प्रोसेसिंग में इस्तेमाल किए जाने वाले साधनों की सूची में उपकरण का नाम, प्रकार और संख्या तथा उपकरण के निर्माता का नाम शामिल होना चाहिए; इस्तेमाल किए गए सॉफ़्टवेयर के लाइसेंस का नाम और नंबर तथा सॉफ़्टवेयर निर्माता का नाम; और इस्तेमाल किए गए सॉफ़्टवेयर के दस्तावेज़ीकरण का स्थान भी शामिल होना चाहिए।

1.3. डेटा प्रोसेसिंग में लगे व्यक्ति डेटा को केवल निर्धारित शर्तों के तहत अधिकृत उद्देश्यों के लिए और प्राप्त निर्देशों एवं आदेशों के अनुसार ही प्रोसेस करेंगे। वे अपने कर्तव्यों का पालन करते समय उनके संज्ञान में आए ऐसे डेटा की गोपनीयता बनाए रखेंगे, जो सार्वजनिक उपयोग के लिए नहीं है। FX फर्म के साथ रोज़गार या सेवा संबंध समाप्त होने के बाद भी गोपनीयता की यह आवश्यकता जारी रहेगी।

1.4. डेटा की अनधिकृत प्रोसेसिंग (जिसमें रिकॉर्ड करना, बदलाव करना, मिटाना, पढ़ना, कॉपी करना, (ट्रांसमिशन), रिकॉर्ड का अनधिकृत परिवहन और डेटा का कोई भी अन्य अनधिकृत उपयोग (जो आधिकारिक कर्तव्यों के तहत निर्धारित न हो) शामिल है) निषिद्ध है।

1.5. डेटा संचार उपकरणों के माध्यम से डेटा भेजते समय या रिकॉर्ड के परिवहन के दौरान, आवश्यकता पड़ने पर डेटा एन्क्रिप्शन सहित पर्याप्त सुरक्षा उपाय लागू किए जाएंगे।

1.6. डेटाबेस के प्रत्येक उपयोगकर्ता को डेटाबेस का उपयोग करने में सक्षम बनाने के लिए व्यक्तिगत प्रमाणीकरण साधन जारी किए जाएंगे। इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस का एक्सेस पासवर्ड कम से कम हर तिमाही में एक बार बदला जाएगा। पासवर्ड अपने आप दर्ज करने के किसी भी साधन का उपयोग निषिद्ध होगा। डेटा प्रोसेसिंग सिस्टम के उपयोगकर्ता को ऐसे डेटा तक पहुंच नहीं होनी चाहिए, जिसकी अधिकृत डेटा प्रोसेसिंग और उस उपयोगकर्ता के कर्तव्यों के निर्वहन के लिए आवश्यकता न हो।

1.7. FX ब्रोकरेज फर्म यह सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त और उचित उपाय लागू करेगी कि डेटा प्रोसेसिंग की हर गतिविधि का रिकॉर्ड रहे। इससे बाद में गतिविधि करने वाले व्यक्ति, गतिविधि की प्रकृति और समय तथा अन्य प्रासंगिक तथ्यों की पहचान की जा सकेगी। इनमें यह जानकारी भी शामिल होगी कि कौन-सा डेटा कब, किसके द्वारा दर्ज किया गया, बदला गया या हटाया गया; डेटा प्रोसेसिंग सिस्टम में कौन-से डेटा तक कब और किसके द्वारा पहुँच बनाई गई; और डेटा के किसी भी हस्तांतरण की जानकारी। डेटा या दस्तावेज़ों में कोई बदलाव किए जाने पर, बदलाव से पहले की सामग्री को पुनर्स्थापित करने की सुविधा उपलब्ध होगी।

1.8. FX ब्रोकरेज फ़र्म का प्रबंधक या कर्मचारी इस उचित अपेक्षा के आधार पर कार्य करेगा कि जमा किया गया डेटा सही है। निवेश फ़र्म का प्रबंधक या कर्मचारी समय-समय पर डेटाबेस में मौजूद डेटा की सटीकता की जाँच करेगा। इसके लिए वह डेटा जमा करने वाले व्यक्ति से डेटा की जाँच करने और ज़रूरत पड़ने पर उसमें सुधार करने या उसकी सटीकता की पुष्टि करने का अनुरोध करेगा।

1.9. निवेश फर्म के प्रबंधक या किसी कर्मचारी को ज्ञात कोई भी अधूरा या गलत डेटा बंद किया जाएगा और संबंधित डेटा को पूरा करने और सही करने के लिए सभी आवश्यक कदम तुरंत उठाए जाएंगे। डेटा से संबंधित व्यक्ति के अनुरोध पर, निवेश फर्म का प्रबंधक या कोई कर्मचारी डेटाबेस में उस व्यक्ति से संबंधित किसी भी गलत डेटा को सही करेगा, बशर्ते कि वह व्यक्ति डेटा की अशुद्धता के बारे में प्रबंधक या निवेश फर्म के कर्मचारी को सूचित करे और सही डेटा प्रस्तुत करे। गलत डेटा को सही डेटा के साथ और इस नोट के साथ संग्रहित किया जाएगा कि गलत डेटा का उपयोग किस अवधि में किया गया था।

1.10. यदि डेटा की सटीकता पर विवाद हो, तो डेटा की सटीकता की पुष्टि होने या सही डेटा निर्धारित होने तक संबंधित डेटा को ब्लॉक रखा जाएगा। डेटा में किए गए किसी भी सुधार की सूचना डेटा उपलब्ध कराने वाले या प्राप्त करने वाले तीसरे पक्षों को तुरंत दी जाएगी, यदि ऐसा करना तकनीकी रूप से संभव हो और इससे असंगत रूप से अधिक खर्च न हो।

1.11. डेटा प्रोसेसिंग सिस्टम द्वारा, डेटा से संबंधित व्यक्ति की भागीदारी के बिना लिए गए स्वचालित निर्णयों की अनुमति केवल कानून में निर्दिष्ट शर्तों और प्रक्रियाओं के अनुसार ही होगी।

2.1. डेटा विषय को व्यक्तिगत डेटा के प्रोसेसिंग के लिए दी गई सहमति किसी भी समय वापस लेने का अधिकार होगा। ऐसी स्थिति में, निवेश फर्म संबंधित सीमा तक डेटा का प्रोसेसिंग बंद कर देगी।

2.2. हर व्यक्ति को डेटाबेस में एकत्र अपने से संबंधित डेटा तक पहुंचने का अधिकार है, जब तक कि कानून द्वारा यह अधिकार सीमित न किया गया हो। डेटा तक पहुंच की अनुमति देने या रोकने और डेटा की प्रतियां जारी करने का निर्णय FX फर्म का कार्यकारी प्रबंधक करेगा।

2.3. डेटा विषय के अनुरोध पर, FX Firm उसे डेटाबेस में उपलब्ध उसके डेटा, उस डेटा के स्रोतों, डेटा प्रोसेसिंग के उद्देश्य और उन तीसरे पक्षों या तीसरे पक्षों की श्रेणियों के बारे में सूचित करेगी जिन्हें डेटा ट्रांसफ़र करने की अनुमति दी गई है। साथ ही, डेटाबेस के मालिक (प्रोसेसर) को जिन अन्य तथ्यों की जानकारी डेटा विषय को देना आवश्यक है, उनके बारे में भी बताया जाएगा। यह जानकारी तब तक दी जाएगी, जब तक डेटा विषय का जानकारी प्राप्त करने का अधिकार कानून द्वारा सीमित न हो। यदि संभव हो, तो अनुरोधित तरीके से डेटा संबंधित अनुरोध प्राप्त होने के पाँच कार्यदिवसों के भीतर उपलब्ध कराया जाएगा।

2.4. कानून में निर्दिष्ट मामलों में, डेटा उन तीसरे पक्षों को दिया जाएगा जिन्हें ऐसे डेटा का अनुरोध करने और प्राप्त करने का वैधानिक अधिकार है। अन्य सभी मामलों में, डेटा तीसरे पक्षों को केवल तभी दिया जाएगा जब डेटा से संबंधित व्यक्ति ने इसके लिए सहमति दी हो।

2.5. अधिकृत व्यक्ति, निवेश फर्म के परिसर में, डेटाबेस की स्थापना से संबंधित दस्तावेज़ों और डेटाबेस से जुड़े किसी भी अन्य दस्तावेज़ की समीक्षा कर सकते हैं।

3.1. निवेश फर्म डेटाबेस में सार्वजनिक रूप से उपलब्ध कोई भी डेटा या डेटा सब्जेक्ट्स द्वारा स्वेच्छा से दिया गया कोई भी डेटा एकत्र कर सकती है। क्लाइंट्स से केवल वही डेटा मांगा जा सकता है जो उन्हें सेवाएं देने और/या उनके द्वारा अनुरोधित कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक हो।

3.2. एफएक्स ब्रोकरेज फ़र्म ग्राहकों का डेटा केवल निर्दिष्ट उद्देश्यों (सेवाएं प्रदान करने) को पूरा करने के लिए आवश्यक सीमा तक और उस विशिष्ट उद्देश्य के अनुरूप तरीके से एकत्र और प्रोसेस करेगी। अनावश्यक डेटा तुरंत हटा दिया जाएगा या नष्ट कर दिया जाएगा। पहले से सहमति के अलावा किसी अन्य तरीके से डेटा का उपयोग केवल डेटा सब्जेक्ट की संबंधित सहमति से या कानून में निर्धारित शर्तों के तहत ही किया जा सकता है।

3.3. FX फ़र्म के मैनेजर और कर्मचारी सेवाएँ प्रदान करने से जुड़े डेटा और दस्तावेज़ों को दर्ज और सुरक्षित रखेंगे, जिनमें शामिल हैं:

a) ऐसे दस्तावेज़, जिनमें FX ब्रोकरेज फ़र्म और क्लाइंट्स के अधिकारों और दायित्वों या FX ब्रोकरेज फ़र्म द्वारा क्लाइंट्स को सेवाएँ प्रदान करने की शर्तों का उल्लेख हो;

b) प्रदान की गई सेवाओं और लेन-देन का विवरण, तथा क्लाइंट्स और FX फर्म के बीच हुए किसी भी संवाद का विवरण, इस सीमा तक कि उससे सेवाएँ प्रदान करते समय FX फर्म की कार्रवाइयों का पूरा ब्यौरा मिल सके।

3.4. FX ब्रोकरेज फर्म के प्रबंधक और कर्मचारी, FX फर्म के व्यवसाय और प्रबंधन से जुड़े निर्णयों का डेटा दर्ज और सुरक्षित रखेंगे तथा फर्म के आंतरिक प्रक्रियात्मक नियमों को सुरक्षित रखेंगे।

3.5. FX ब्रोकरेज फ़र्म के प्रबंधन बोर्ड द्वारा नियुक्त व्यक्ति दस्तावेज़ों का रिकॉर्ड रखेगा और कानून तथा आंतरिक प्रक्रिया नियमों में निर्धारित शर्तों और प्रक्रियाओं के अनुसार उन दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखने और संग्रहित करने की व्यवस्था करेगा (जिसमें सुरक्षित रखने की अवधि भी शामिल है)।

3.6. FX ब्रोकरेज फ़र्म कम-से-कम पांच वर्षों तक डेटा सुरक्षित रखेगी, जब तक कि कानून, वित्तीय सेवा प्राधिकरण के नियमों, FX फ़र्म के आंतरिक विनियमों या FX फ़र्म के प्रबंधन निकायों के निर्णयों में डेटा या दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखने की कोई अन्य अवधि निर्धारित न हो।

3.7. ग्राहकों के साथ किए गए समझौते और/या FX ब्रोकरेज फ़र्म द्वारा ग्राहकों को सेवाएँ प्रदान करने की शर्तें कम-से-कम तब तक सुरक्षित रखी जाएँगी, जब तक ग्राहक को ट्रेडिंग सेवाएँ या सहायक ट्रेडिंग सेवाएँ प्रदान करने से जुड़ा संविदात्मक या अन्य कानूनी संबंध जारी रहता है, जब तक कि कानून में इससे अधिक अवधि निर्धारित न हो।